Fonctionnement et avantages de la machine de mise sous pli

Pour mettre une lettre à la poste, il faut réaliser un certain nombre d’opérations qui sont, certes, assez simples, mais vite longues et fastidieuses: d’abord, il faut plier la feuille de papier; le faire avec soin prend quand même quelques secondes. Ensuite il faut glisser le courrier dans une enveloppe sur laquelle il faut écrire une adresse ou y apposer une étiquette. Il faut encore affranchir et fermer le pli, avant de le déposer dans un bureau de poste. La somme de toutes ces petites opérations représente un temps non négligeable. Alors, imaginez mille ou dix mille enveloppes! La gestion d’un grand nombre d’envois simultanés est une charge.

La solution pour la mise sous enveloppe en masse.

La machine de mise sous pli vous permettra de traiter un grand volume de courrier en interne, ce qui vous dispense de faire appel à une société prestataire extérieure.
Il est recommandé de s’équiper également d’une machine à affranchir pour être totalement autonome. Vous pourrez alimenter (dans un bac d’alimentation prévu à cet effet) la timbreuse avec les plis, c’est-à-dire les enveloppes fermées contenant les documents pliés qui seront automatiquement affranchis au tarif minimum. Vous économiserez ainsi également sur les frais d’affranchissement.

Le fonctionnement de la machine mise sous pli est très simple et pratique. Son utilisation est intuitive, à la manière d’une imprimante classique avec une installation facile et guidée. Vous n’avez plus qu’à utiliser l’écran de commande pour sélectionner le mode de mise sous pli que vous souhaitez. Si rencontrez une difficulté, il vous est possible d’appeler la téléassistance en ligne.

Les avantages de cet équipement.

Vous ne savez pas si la machine de mise sous pli est la solution idéale à vos soucis de gestion de courrier? Voici de quoi vous décider.

La machine de mise sous pli permet de réaliser des économies

Outre le gain de temps et donc les économies en frais de main d’œuvre évident que permet la mise sous pli automatique, cette dernière permet de réaliser d’importante économie sur les tarifs d’affranchissement.

Exemple : Avec une mise sous pli manuelle de 100 courriers par semaine, de 20 grammes chacun, coûte avec 95 centimes d’euro par lettre (au tarif écopli qui est toujours valable en 2023 pour les entreprises sous contrat avec La Poste, voir les nouveaux tarifs postaux 2023). Avec une machine, il est possible des gérer un plus grand volume de courrier. L’entreprise peut donc mettre directement sous pli 400 envois par mois en une seule fois. Par conséquent, la société bénéficiera du tarif pour un envoi en nombre de 69 centimes d’euro d’affranchissement par courrier. En économisant 26 centimes d’euro par pli, l’entreprise aura alors réduit le coût de gestion du courrier de 104 euros par  mois et 1248 euros en un an, uniquement sur l’affranchissement.

Un gain de temps conséquent

De 10 à 100 fois plus rapide que le pliage manuel, la machine de mise sous pli constitue une aide précieuse. Elle permet de dégager selon votre flux de courrier un temps précieux pouvant être dédié à d’autres taches que la mise sous enveloppe.

En effet, entre le pliage du document, son insertion dans l’enveloppe et la fermeture de cette dernière, un employé de bureau passe en moyenne une heure pour traiter une centaine de courriers. Avec une machine de mise sous pli pour petits volumes, il ne faudra que cinq minutes.

Voici un tableau estimatif des gains de temps que la machine de mise sous enveloppe peut générer sur une période d’un mois :

Flux de courrierTemps moyen de pliage manuelTemps de pliage avec une machine de mise sous pli adaptée aux besoinsGain de temps mensuel minimum
15 lettres / jour7,5 minutes / jour soit 3h45 / mois40 secondes soit 18 minutes / mois3h27
50 lettres / jour25 minutes / jour soit 12h30 / mois2 minutes / jour soit 1h / mois11h30
150 lettres / jour1h15 / jour soit 37h30 / mois6 minutes / jour soit 3h15 / mois34h15

En fixant un coût moyen du Smic avec charge à 1584€/mois soit environ 11,3€/heure, l’entreprise peut donc réaliser une économie allant de 500 à 5000 euros en un an. De plus, contrairement à la machine à affranchir qu’on ne trouve qu’en location en France, vous pouvez acquérir cet équipement de bureau neuf ou d’occasion.

Fini le fastidieux pliage manuel.

La gestion du courrier, du pliage à la mise sous enveloppe est un travail fastidieux et chronophage. La machine de mise sous pli améliore le confort de travail de vos équipes et par voie de conséquence sa productivité sur les autres taches plus importantes.

La machine de mise sous pli vous garanti la confidentialité de vos document.

En gérant le courrier en interne et en couplant la mise sous enveloppe automatique et une machine à affranchir vous garantissez la confidentialité de vos documents, de l’impression jusqu’à la réception. Lors de l’externalisation de cette tâche, vous ne pouvez pas contrôler totalement ce caractère confidentiel.

Une réactivité accrue.

Vos employés sont débordés et la gestion du courrier prend régulièrement du retard. La machine de mise sous pli automatique permet d’éviter l’entassement des courriers (notamment les factures).

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