Les étapes et les avantages de la numérisation documentaire.

La transformation numérique d’une entreprise, au niveau documentaire commence par la numérisation.

Voici les différentes étapes du processus de dématérialisation :

• Numérisation – Scanning
• Indexation
• OCR (Reconnaissance optique de caractères)
• Codes barres
• Inventaire
• Création de page web – XML
• Métadonnées
• Intégration dans un système de GED
• Archivage sécurisé (coffre-fort numérique)

Les avantages de la numérisation

La numérisation présente de multiples avantages. Compte tenu de la rentabilité qui en découle, elle s’impose très rapidement dans une société.

• Elle permet une recherche rapide: en quelques clics vous pouvez visualiser le document recherché sur votre écran, sans quitter votre bureau. Vous ne perdez plus votre temps à faire des recherches. Vous libérez ainsi votre personnel de cette tâche fastidieuse, et de ce fait il reste disponible pour d’autres tâches.
• Vous pouvez transmettre par e-mail un document numérisé à une autre personne.
• Vous pouvez créer un accès partagé à l’information par le biais de réseaux.
• Vous pouvez imprimer un document numérisé.
• Vous pouvez ajouter des informations au document numérisé.
• Vous débarrassez votre bureau des liasses de papiers qui s’y sont tassées, ainsi que vos locaux professionnels, des nombreux dossiers devenus trop encombrants: vous récupérez ainsi des espaces devenus improductifs.
• Vous donnez une meilleure image de vos bureaux et de votre entreprise.

En termes de rentabilité, la numérisation des documents représente:

• Un gain de temps pouvant aller jusqu’à 20% du temps de travail dans une société.
• Un gain de place pouvant aller également jusqu’à 10% de la surface des locaux professionnels.

 Organisation du travail de numérisation

La numérisation peut se faire dans les locaux de la société ou chez le prestataire chargé de numériser. Quelque soit le lieu où le travail est exécuté, l’organisation de travail reste la même:

• les dossiers ou documents sont ouverts individuellement.
• ils sont démunis de leurs agrafes, trombones et de tout autre type d’attachement.
• ils sont rangés dans des cartons provisoires en vue de la saisie par opérateur.
• après la numérisation, les dossiers ou documents sont rangés dans leur emballage d’origine ou des cartons similaires si nécessaire, et sont retournés à l’expéditeur.
• ces dossiers ou documents papiers peuvent être stockés dans un dépôt spécialisé dans la conservation des archives.

Bien sûr, le prestataire garantit le secret professionnel et une attestation de confidentialité peut être délivrée.

La résolution (précision utilisée par le scanner au moment de la prise d’image) s’échelonne de 75 à 600 dpi. Une résolution de 300 dpi est préconisée, c’est la qualité standard requise par les imprimeurs.

 Traitement des documents numérisés

 A la fin de la numérisation, ces éléments sont indexés (pour être reconnus par l’ordinateur) et classés selon les critères définis par l’utilisateur (numéro de dossier ou de contrat, date d’ouverture du dossier ou du contrat, type de dossier ou de contrat,….).Ainsi en saisissant une référence, il peut retrouver facilement les documents recherchés.

Les formats des documents numérisés peuvent être de toutes sortes :

• Formats A0, A1, A2, A3,  A4,  A8….
• Les documents en noir et blanc avec différents niveaux de gris.
• Les documents en couleurs, images, photos…
• Les microfilms.
• Les plans.
• Livres.
• Brochures reliées….

Types de documents numérisés :

• Dossiers clients, dossiers patients.
• Factures clients et fournisseurs.
• Bons de commande et de livraison.
• Documents bancaires.
• Contrats.
• Bulletins de paie.
• Documentations.
• Images, photos etc…

Ces documents une fois finalisés (en fin de vie dans le cycle documentaire) peuvent être archivés numériquement de façon sécurisée  grâce à un coffre-fort numérique.

Les fonctionnalités du coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique un service destiné à  protéger vos données numériques, et de garantir leur intégrité sur la durée.  C’est une solution logicielle qui comporte plusieurs fonctionnalités, elle permet notamment d’accéder  à vos données sécurisées en toute mobilité, avec ces caractéristiques :

• Accès contrôlé, authentification par le Certificat d’Identité Numérique (CIN)
• Un espace à la sécurité renforcée pour toutes vos données confidentielles
• Un sas d’échanges entre associés, partenaires, collaborateurs, sites distants
• en mode Software as a Service (SaaS, aucun investissement logiciel ou matériel)

Pour plus d’informations sur cette solution d’archivage électronique sécurisé, vous pouvez consulter ce guide très complet du CFN.

Exemples d’utilisation du coffre-fort numérique en tant que sas d’échanges sécurisés :

• Echangez des documents avec votre expert comptable via le coffre fort numérique (accès à distance)
• Echangez des données confidentielles avec vos partenaires et associés (primes, contrats, commissions,…)