Pourquoi louer un photocopieur plutôt que l’acheter ?

La location d’une photocopieuse présente de nombreux avantages par rapport à un achat. Tout d’abord, elle peut être une excellente solution pour un besoin temporaire. Certaines entreprises nécessitent une imprimante multifonction sur une courte durée, pour un chantier particulier ou pour éditer de la publicité par exemple. La location se fait sur une durée choisie, ce qui est idéal pour des besoins ponctuels.

Un autre avantage non négligeable est qu’il est plus facile de suivre les avancées technologiques si vous louez votre machine. Les évolutions vont très vite dans le domaine numérique et il est impossible d’avoir en permanence un appareil dernier cri si vous achetez votre matériel. Un photocopieur professionnel loué sera changé régulièrement et vous bénéficierez ainsi des toutes dernières technologies.

Il en est de même si vous vous rendez compte que le copieur choisi n’est finalement pas adapté aux besoins de votre entreprise. Il est alors beaucoup plus facile d’obtenir un nouveau modèle en location que de racheter du matériel en général très onéreux. La location de photocopieur offre l’opportunité d’avoir un suivi et des maintenances régulières de l’appareil.

Vous passez moins de temps à gérer des pannes et vous y gagnez de l’argent. La coût est d’ailleurs un autre argument important si l’on choisit de louer son photocopieur professionnel. La location évite une grosse dépense au départ, et vous dépensez moins en réparations.

Le contrat de maintenance

En louant vos appareils de reprographie, vous souscrivez dans la majorité des cas un contrat de maintenance. Ce contrat inclut toujours des maintenances préventives, vos appareils seront ainsi vérifiés et nettoyés de façon régulière. Les maintenances curatives peuvent aussi faire partie du contrat. Dans tous les cas, vous avez accès à un service téléphonique et serez dépanné très rapidement au moindre problème.

L’appareil sera remplacé si une réparation sur place n’est pas réalisable. Si ce type de maintenance est incluse dans votre contrat, vous n’aurez alors aucun frais supplémentaires. Certains contrats de maintenance prévoient également l’approvisionnement régulier en consommables, ce qui vous épargne toute cette gestion parfois difficile à suivre si vous avez de nombreuses imprimantes multifonctions.

Le crédit bail

Certains loueurs de copieurs professionnels proposent à leurs clients un crédit bail. Cela consiste à donner une option de rachat à l’entreprise qui loue le matériel. Le contrat précise alors la valeur de rachat de chaque appareil, ainsi que le terme auquel il sera possible de l’acquérir. Une fois ce terme passé, l’entreprise peut décider de récupérer le matériel concerné.

Cette solution est à mi-chemin entre l’achat et la location. Elle permet de ne pas débourser une grosse somme lors de l’installation des appareils, mais de les acquérir, au nom de l’entreprise, au fil du temps. Il faut veiller à ce que les photocopieurs ne soient pas obsolètes au moment du rachat afin de ne pas y perdre de l’argent.

Comment faire le bon choix de copieur?

Le photocopieur est une machine dont on ne peut plus se passer aujourd’hui en entreprise. Il figure parmi les appareils les plus utilisés dans une entreprise. Il est devenu aujourd’hui un outil assez important pour préserver la confidentialité de certains documents.

Cependant, si son utilité n’est plus à démontrer, il est tout de même important de savoir bien le choisir. Il est de plus en plus difficile de nos jours de bien choisir son photocopieur professionnel en raison des nombreuses améliorations qu’il connaît.

Pour quelle technologie opter?

Avec les avancées dans le domaine du numérique, les fabricants ne cessent de créer d’innombrables modèles de photocopieur sur le marché. Ceux-ci présentent une pluralité de fonctionnalité rendant leur choix encore plus difficile. Cette gamme importante de photocopieurs disponible sur le marché se catégorise en deux principales technologies. On distingue :

• Les photocopieurs analogiques qui sont en voie de disparition. C’est le photocopieur classique dont le procédé est axé sur la xérographie. Cet appareil sert à copier sur une feuille un contenu qu’il a précédemment enregistré sur un support continu. Cependant, sa qualité d’impression n’est pas aussi appréciable.
• Les photocopieurs numériques qui sont le résultat des avancées dans le domaine du numérique. Reliés au réseau local de votre entreprise, ces appareils vous permettent de copier, d’imprimer, de scanner ou de faxer les documents en noir et blanc et/ou en couleur.